Impulse für Präsentation, Information und Argumentation

Einleitung

Einkäufer:innen sind oft herausfordernde Gesprächspartner. Sie sind geschult darin, Preise zu verhandeln, Einwände zu platzieren und Machtpositionen auszuspielen. Wenn du nicht gut vorbereitet bist, gerätst du schnell ins Hintertreffen. Doch mit den richtigen Strategien und einer durchdachten Kommunikation kannst du auch in schwierigen Verhandlungen erfolgreich sein.

Doch nicht nur Einkäufer:innen stellen uns vor Herausforderungen. In meinen Trainings frage ich oft: „Welche schwierigen Gespräche habt ihr erlebt?“ Und fast immer entstehen intensive Diskussionen. Vielleicht kommt dir die eine oder andere Situation bekannt vor:

Typische Verhandlungssituationen und Herausforderungen

• Die junge Managerin und die ungewollte Einladung: Eine Teilnehmerin erzählte, wie sie sich bei einem Kundendinner in einer unangenehmen Lage wiederfand. Sie wollte sich klar abgrenzen und signalisieren, dass geschäftliche Verhandlungen für sie ausschließlich während der Arbeitszeit stattfinden. Ein direktes „Nein“ hätte die Verhandlungen belasten können, eine zu nachgiebige Haltung hätte falsche Signale gesendet. Fingerspitzengefühl in der Kommunikation war gefragt.
• Der skeptische Controller und der faktenbasierte Dialog: Ein Lieferant berichtete von einem Gespräch mit einer Controllerin, die keinerlei emotionale Faktoren in die Verhandlung einfließen lassen wollte. Während er versuchte, die langfristigen Vorteile der Zusammenarbeit zu betonen, bekam er nur kurze, sachliche Antworten. Ohne emotionalen Zugang blieb das Gespräch kalt und distanziert. Er musste eine neue Strategie entwickeln, um überhaupt einen Dialog zu ermöglichen.
• Der Unternehmer im Konzernumfeld: Ein Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens stand vor der Herausforderung, mit einem Konzern zu verhandeln, in dem politische Dynamiken oft wichtiger waren als rationale Argumente. Sachliche Vorteile seines Angebots wurden immer wieder durch interne Machtstrukturen und verdeckte Interessen ausgebremst. Er erkannte, dass er nicht nur fachlich überzeugen, sondern auch strategisch herausfinden musste, wer im Unternehmen wirklich Einfluss hat und wie er sich geschickt positioniert.
• Der Datenraumbeauftragte und die verzögerte Informationsweitergabe: Ein Teilnehmer berichtete von ständigen Konflikten in seinem Unternehmen, weil notwendige Dokumente für Transaktionen nicht rechtzeitig bereitgestellt wurden. Er musste lernen, wie er durch geschickte Kommunikation den Druck von sich nimmt und die Zuständigen motiviert, ihm schneller die benötigten Unterlagen bereitzustellen.
• Die unerwartete Eskalation per E-Mail: Eine scheinbar harmlose Anfrage per E-Mail führte zu einer unvorhergesehenen Konfliktsituation. Die Empfängerin empfand den Ton als fordernd und reagierte abweisend. Das Gesprächsklima verschlechterte sich sofort, und eine einfache Klärung wurde plötzlich kompliziert. Die Erkenntnis: Auch in schriftlicher Kommunikation zählt nicht nur der Inhalt, sondern auch die Tonalität.
• Die unterschätzte Hierarchie: Ein Mitarbeiter war überzeugt, mit der richtigen Ansprechperson zu sprechen – bis er feststellte, dass die eigentliche Entscheidung woanders fiel. Er musste die Gesprächstaktik spontan ändern und sich neu positionieren, um dennoch einen positiven Ausgang zu erreichen.

Verhandlungen sind mehr als Preisgespräche

All diese Situationen zeigen, dass Verhandlungen weit über Preise und Vertragsdetails hinausgehen. Es geht um Psychologie, Statusverhalten und darum, die richtige Kommunikation zur richtigen Zeit zu wählen. Häufig entscheidet nicht nur das, was gesagt wird, sondern auch, wie es gesagt wird und welche nonverbalen Signale dabei gesendet werden.

Was dich in diesem Artikel erwartet

In diesem Artikel erfährst du praxisnahe Methoden, mit denen du den Erstkontakt professionell gestaltest, typische Einwände geschickt entkräftest und souverän durch Konflikte navigierst. Egal, ob du mit Einkäufer:innen, Entscheidungsträger:innen oder Teammitgliedern verhandelst – diese Techniken helfen dir, deine Gespräche zielführend und erfolgreicher zu gestalten.

Vorbereitung auf den Erstkontakt

Warum eine gute Vorbereitung entscheidend ist

In Verkaufsgesprächen mit Unternehmen ist der erste Kontakt oft ausschlaggebend für den weiteren Verlauf. Gerade bei großen Firmen spielt nicht nur die Sachentscheidung eine Rolle, sondern auch die interne Politik. Einkäufer:innen verwalten oft Budgets, die nicht ihr eigenes Geld betreffen. Das bedeutet, dass sie sich in einem anderen Risikoumfeld bewegen als Unternehmer:innen, die selbst haften.

Daher ist es wichtig, sich vor dem ersten Gespräch gezielt vorzubereiten. Ich empfehle folgende Fragen:

• Welche Hierarchien gibt es im Unternehmen? Wer trifft die Entscheidungen? Gibt es eine zentrale Person, oder sind mehrere Instanzen involviert? Falls du den Entscheider noch nicht kennst, finde heraus, wer ihn beeinflusst.
• Hat mein Gesprächspartner Entscheidungskompetenz oder muss er sich Rückabsprechen holen? Wenn dein Gegenüber nicht allein entscheiden kann, solltest du Argumente mitliefern, die auch für dessen Vorgesetzte oder andere Stakeholder relevant sind.
• Welche Herausforderungen hat das Unternehmen, und wie kann mein Angebot dabei helfen? Nutze Pressemitteilungen, Branchenberichte oder Social-Media-Kanäle des Unternehmens, um herauszufinden, wo aktuell der Schuh drückt.
• Welche Rolle spielen bestehende Geschäftsbeziehungen? Falls das Unternehmen bereits mit einem Anbieter arbeitet, bereite dich darauf vor, welche Vorteile dein Angebot im Vergleich bietet. Welche Argumente könnten kommen, um dich abzulehnen, und wie kannst du sie entkräften?

Hochstatus vs. Tiefstatus: Die strategische Vorbereitung auf das Gespräch

Eine der wichtigsten Fragen in der Gesprächsstrategie ist die bewusste Wahl des Statusverhaltens. Schon bevor du den ersten Satz sagst, entscheidet sich, ob du mit Hochstatus oder Tiefstatus in die Verhandlung gehst. Beide Ansätze haben ihre Berechtigung und sollten gezielt eingesetzt werden.

Hochstatus: Präsenz und Autorität ausstrahlen

Hochstatus bedeutet nicht, arrogant oder überheblich zu wirken. Es geht darum, mit Selbstbewusstsein, Klarheit und Präsenz aufzutreten. Schon die Art, wie du ein Gespräch beginnst, signalisiert deinem Gegenüber deinen Status. Beobachte dich einmal selbst: Wartest du darauf, aufgefordert zu werden zu sprechen – „Dann fangen Sie mal an.“ – oder übernimmst du die Führung mit „Ich fange dann mal an.“?

Wer die Gesprächsführung aktiv übernimmt, kann ein klares Zeichen für Hochstatus setzen. Es ist unmöglich, an dieser Stelle alle Hochstatussignale zu präsentieren. Doch ein Beispiel verdeutlicht gut, worum es geht: Manche Menschen geben dir beim ersten Kennenlernen einfach freundlich die Hand. Andere hingegen nutzen bewusst ihren ersten Händedruck, um einen leichten Zug zu erzeugen und damit die Richtung vorzugeben. Zusätzlich legen sie mit der linken Hand sanft unter den Ellenbogen ihres Gegenübers. Diese Geste mag unbewusst sein, aber sie sendet eine klare Botschaft: Sie „führen“ die Situation und damit auch das Gespräch. Wer bewusst darauf achtet, kann solche subtilen, aber wirkungsvollen Hochstatussignale gezielt einsetzen.

Tiefstatus: Die Kontrolle dem Gegenüber überlassen

Tiefstatus ist eine unterschätzte, aber enorm wirksame Strategie. Hier gibst du bewusst deinem Gesprächspartner den höheren Status, um Widerstände aufzulösen und das Gespräch in eine entspannte Bahn zu lenken. Doch es ist wichtig, diesen Ansatz bewusst und gezielt einzusetzen.

In meinen Trainings analysieren wir oft Situationen, in denen Tiefstatus eine kluge Wahl ist. Zum Beispiel gibt es Menschen, die es elegant schaffen, eine komfortable Gesprächsatmosphäre zu schaffen, indem sie sich nonverbal zurücknehmen. Sie lehnen sich leicht zurück, nicken zustimmend oder lassen ihr Gegenüber zuerst sprechen. Manchmal reicht es, eine offene Frage zu stellen, die den Gesprächspartner in die Führungsrolle hebt.

Ein klassisches Beispiel dafür ist die Strategie der 'Einladenden Frage': „Ich weiß, dass es nicht immer einfach ist, mit neuen Lieferanten zu arbeiten. Was ist Ihnen wichtig, damit wir von Anfang an gut zusammenarbeiten?“ Diese Art der Gesprächseröffnung kann das Machtgefüge positiv verschieben, da dein Gegenüber das Gefühl bekommt, Kontrolle über den Gesprächsverlauf zu haben.

Gesprächseröffnung und Statuswahl

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten, sich auf die Eröffnung eines Gesprächs vorzubereiten:

• Direkte Aussage (Hochstatus): „Ich teile Ihnen mal mit, wer wir sind und was wir für Sie tun.“ Hier wird das Gespräch aktiv gesteuert und die eigene Position klar vertreten.
• Geschlossene Frage (moderater Hochstatus): „Soll ich Ihnen erst einmal mitteilen, was wir für Sie tun können?“ Dies gibt dem Gegenüber eine Wahlmöglichkeit, signalisiert aber dennoch Führung.
• Geschlossene Erlaubnisfrage (Tiefstatus): „Darf ich Ihnen mitteilen …?“ Hier wird das Gegenüber um Erlaubnis gefragt, was unter bestimmten Umständen hilfreich sein kann, aber eher untergeordneten Status suggeriert.
• Offene Frage auf Augenhöhe: „Was ist Ihnen wichtig …?“ Diese Form kann ein Gespräch auf gleicher Augenhöhe initiieren und eine kooperative Basis schaffen.

Welche dieser Varianten hältst du für angemessen, wenn du an dein nächstes Gespräch denkst?

Status flexibel anpassen

Die wahre Kunst liegt darin, nicht starr an einem Status festzuhalten, sondern flexibel zu agieren. Im Training analysieren wir gemeinsam eine Situation, die für dich relevant ist. Hier ein Beispiel: Ein Einkäufer hat einen neuen Lieferanten nicht selbst ausgewählt und ist daher kritisch eingestellt. Ein neuer Lieferant wird von vielen Einkäufern gerne als Bedrohung statt als Bereicherung wahrgenommen – er macht mehr Arbeit. Durch eine geschickte Kombination aus Tiefstatus beim Einstieg und Hochstatus in der Argumentation kann die Verhandlung in eine produktive Richtung gelenkt werden.

In der Praxis bedeutet das: Starte mit Tiefstatus, wenn du merkst, dass dein Gegenüber skeptisch oder abwehrend ist. Sobald sich die Atmosphäre entspannt hat und du Vertrauen aufgebaut hast, kannst du schrittweise in den Hochstatus wechseln, um deine Argumente durchzusetzen und das Gespräch zu lenken.

Diese Vorbereitungsschritte sorgen dafür, dass du im Erstkontakt souverän agieren kannst – egal, ob du mit einer Einkäuferin, einem Geschäftsführer oder einer Fachabteilung sprichst.

Schriftliche vs. mündliche Kontaktaufnahme

Viele Menschen setzen heutzutage auf E-Mails oder Nachrichten, um erste Kontakte herzustellen, da sie bequem und zeitsparend sind. Zudem ermöglichen sie eine asynchrone Kommunikation, was besonders bei internationaler Zusammenarbeit oder engen Zeitplänen von Vorteil ist. Doch im B2B-Umfeld ist das oft nicht der beste Weg – insbesondere dann nicht, wenn das Gespräch potenziell herausfordernd oder konfliktbeladen ist.

Erkenntnisse aus der Forschung:

Studien zeigen, dass mündliche Kommunikation – sei es telefonisch oder per Videocall – effektiver ist als E-Mail-Kommunikation, wenn es darum geht, Missverständnisse zu vermeiden und Konflikte aufzulösen. Forschungen von Dunaetz (2020) belegen, dass direkte Gespräche als "kontextreiche Medien" wahrgenommen werden, die mehr nonverbale Signale transportieren und somit zur besseren Verständigung beitragen. Ebenso fanden Friedman & Currall (2002) heraus, dass E-Mail-Kommunikation häufiger zu Eskalationen führt, weil Tonalität und Intention oft missverstanden werden. Ein Experiment von Gumbrecht, Matlock & Clark (2007) zeigte zudem, dass E-Mails oft zu längeren Klärungsprozessen führen, da Fragen und Antworten zeitlich verzögert eintreffen. Direkte Gespräche ermöglichen eine kooperative Lösungsfindung, sorgen für schnellere Reaktionen und verringern das Risiko von Eskalationen.

Warum ein direkter Kontakt vorteilhaft ist:

• E-Mail-Kommunikation eskaliert häufiger: Ohne nonverbale Hinweise können Nachrichten oft härter interpretiert werden, als sie gemeint sind.
• Direkte Gespräche verkürzen Klärungsprozesse: Sie ermöglichen sofortige Rückfragen, wodurch langwierige E-Mail-Korrespondenzen vermieden werden.
• Telefonische Gespräche helfen bei der Konfliktlösung: Studien belegen, dass Gespräche per Telefon oder Video eine zentrale Rolle bei der Schaffung von Vertrauen und der Verbesserung zwischenmenschlicher Beziehungen spielen.

Erfolgreiche Gesprächseröffnung: Praktische Beispiele

Die Art und Weise, wie ein Gespräch eingeleitet wird, kann maßgeblich über den weiteren Verlauf und den Erfolg der Kommunikation entscheiden. Besonders in geschäftlichen Kontexten beeinflussen die ersten Sätze, ob das Gespräch auf Augenhöhe geführt wird oder potenziell ins Stocken gerät.

Beispiele für eine erfolgreiche Kontaktaufnahme:

• "Guten Tag, Herr Meier, wir haben schon kurz per E-Mail Kontakt gehabt. Mir ist es wichtig, dass Sie genau die Informationen erhalten, die Sie benötigen. Wann passt es Ihnen, dass wir kurz telefonieren?"
• "Hallo Frau Berger, ich habe mich gefragt, wann für Sie ein guter Zeitpunkt wäre, um kurz über Ihre aktuellen Anforderungen zu sprechen. Ich möchte sichergehen, dass Sie alle relevanten Informationen erhalten, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können."
• "Herr Schulze, in Gesprächen mit Unternehmen Ihrer Branche hat sich gezeigt, dass besonders das Thema [spezifische Herausforderung] relevant ist. Wie sieht das in Ihrem Fall aus? Gibt es da spezielle Punkte, die für Sie besonders wichtig sind?"

Diese Formulierungen zeigen Interesse am Gegenüber und laden zu einer echten Interaktion ein, anstatt nur Informationen zu senden.

Zusätzliche Kontaktwege: Assistenten und interne Empfehlungen nutzen

Ein oft unterschätzter, aber sehr effektiver Weg zur Kontaktaufnahme ist die Einbindung von Assistenten oder anderen Teammitgliedern. Viele glauben fälschlicherweise, dass ausschließlich der direkte Kontakt mit der entscheidenden Person zielführend sei. Dabei sind Assistenten oft bestens informiert über Abläufe, Prioritäten und bevorzugte Kommunikationswege ihres Vorgesetzten. Wer sie geschickt in den Prozess einbindet, kann wertvolle Hinweise erhalten und die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Gesprächseinstiegs deutlich erhöhen.

Strategien zur indirekten Kontaktaufnahme:

• Über interne Empfehlungen arbeiten:
  • "Ich habe bereits mit Ihrem Kollegen Herrn Schmidt gesprochen, der mir empfahl, mich direkt an Sie zu wenden. Gibt es etwas, das Sie besonders interessiert, damit ich mich darauf vorbereiten kann?"
• Assistenten als Schlüssel nutzen:
  • "Guten Tag, Frau Lehmann, Herr Müller hatte mir empfohlen, ihn direkt zu kontaktieren. Können Sie mir sagen, welche Informationen er im ersten Gespräch besonders wichtig findet?"
  • "Ich weiß, dass Herr Schulz viele Anfragen erhält und seine Zeit begrenzt ist. Könnten Sie mir einen Hinweis geben, wann ein guter Zeitpunkt für ein kurzes Gespräch wäre oder was für ihn besonders relevant ist?"

Erfolgreiche Praxisbeispiele:

Ein Teilnehmer meines Coachings berichtete, dass er einen langjährigen Kunden über einen Assistenten erfolgreicher kontaktieren konnte als durch direkte E-Mails. Er rief den Assistenten an und fragte gezielt nach den bevorzugten Kommunikationszeiten des Entscheiders. Das Ergebnis: Der Assistent vermittelte ihm einen Termin mit dem Entscheider, weil er sich im Vorfeld bereits gut vorbereitet zeigte.

Fazit: Die richtige Strategie entscheidet über den Erfolg

Durch eine bewusste Wahl der richtigen Kontaktstrategie lassen sich Türen schneller öffnen. Die wichtigsten Erkenntnisse sind:

• Direkte Gespräche vermeiden Missverständnisse und ermöglichen schnellere Entscheidungen.
• Der gezielte Einsatz von Assistenten und internen Empfehlungen erleichtert den Zugang zu wichtigen Entscheidungsträgern.
• Eine gut vorbereitete Gesprächseröffnung mit offenen Fragen erhöht die Wahrscheinlichkeit, wahrgenommen und ernst genommen zu werden.

Wer mit einem klaren Plan und den passenden Fragen in Gespräche geht, erhöht die Chance auf eine produktive und erfolgreiche Kommunikation.

Impulse für das Verhandlungsgespräch

Die Drei-Punkte-Technik – Klarheit und Wirkung in Verhandlungen

In einer Zeit, in der Informationen im Überfluss vorhanden sind, ist es entscheidend, sich in Gesprächen und Präsentationen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Eine bewährte Methode hierfür ist die Drei-Punkte-Technik. Sie hilft dabei, Inhalte klar zu strukturieren, die Aufmerksamkeit der Zuhörenden zu lenken und nachhaltig in Erinnerung zu bleiben. Dies steht im Einklang mit den Erkenntnissen aus meinem Artikel Gedächtnis, Aufmerksamkeit und Informationsdichte im digitalen Zeitalter, der die Bedeutung klarer, strukturierter Kommunikation in einer informationsreichen Umgebung hervorhebt.

Warum drei Punkte?

Die Zahl Drei spielt eine besondere Rolle in der menschlichen Kognition. Neuere Forschungen zur Gedächtnisbildung zeigen, dass das menschliche Gehirn Informationen besonders effizient in Dreiergruppen verarbeitet. Eine Studie von Yunyk et al. (2018) zur Struktur und Funktionsweise des menschlichen Gedächtnisses zeigt, dass unser Erinnerungsvermögen stark von strukturierten Informationsgruppen abhängt, insbesondere in der Kombination von sensorischem Register, Kurzzeit- und Langzeitgedächtnis (Yunyk et al., 2018). Die Dreierregel hat sich dabei als besonders einprägsam erwiesen, da sie eine einfache, aber effektive Organisationsstruktur bietet. Drei Punkte sind ausreichend, um eine Struktur zu schaffen, ohne zu überfordern. Sie helfen, Argumente klar zu formulieren und die Kernaussagen prägnant zu vermitteln.

Ein Beispiel für eine gelungene Anwendung: „Unsere Lösung bietet Ihnen drei entscheidende Vorteile: Erstens senken Sie Ihre Kosten, zweitens optimieren Sie Ihre Prozesse und drittens erhöhen Sie Ihre Lieferzuverlässigkeit.“

Durch diese Struktur bleibt die Botschaft klar und einprägsam. Zuhörende können sich die drei genannten Punkte leichter merken und damit besser nachvollziehen, welchen Mehrwert das Angebot für sie hat.

Der Mehrwert präziser Zeitangaben

Neben der inhaltlichen Reduktion auf drei Kernpunkte kann auch eine genaue Zeitangabe das Gespräch positiv beeinflussen. Durch eine klare zeitliche Begrenzung wird eine realistische Erwartungshaltung geschaffen, die das Gegenüber beruhigt und das Gespräch effizienter macht. Dies gilt nicht nur für Präsentationen, sondern auch für Meetings oder Verkaufsgespräche. Beispielsweise kann eine Ankündigung wie „Lassen Sie uns in den nächsten fünf Minuten die wichtigsten Eckpunkte des Angebots durchgehen“ dazu beitragen, dass sich alle Beteiligten auf das Wesentliche konzentrieren und Missverständnisse reduziert werden.

Vergleich der möglichen Wirkung:

„Ich spreche jetzt über unsere Dienstleistung.“\ „In den nächsten 10 Minuten präsentiere ich Ihnen die drei wichtigsten Inhalte unserer Dienstleistung.“

Die zweite Formulierung schafft sofort Klarheit über den Inhalt und die Dauer der Präsentation. Dies erhöht die Akzeptanz und Aufmerksamkeit der Zuhörenden.

Praktische Anwendung in Beratungen und Verhandlungen

Ob in Beratungsgesprächen, Verhandlungen oder Präsentationen – die Kombination aus der Drei-Punkte-Technik und präzisen Zeitangaben ermöglicht eine gezielte, wirkungsvolle Kommunikation. Damit du diese Technik erfolgreich in deinen Gesprächen einsetzen kannst, gibt es einige bewährte Methoden, die dir helfen, deine Kommunikation effektiver zu gestalten.

Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:

• Drei Kernbotschaften vorbereiten: Wähle die drei wichtigsten Punkte aus, die du vermitteln möchtest.
• Klare und prägnante Formulierungen verwenden: Vermeide unnötige Ausschweifungen und bleibe auf den Punkt.
• Eine realistische Zeitangabe integrieren: Dies hilft, Erwartungen zu steuern und eine angenehme Gesprächsdynamik zu schaffen.
• Logischen Aufbau sicherstellen: Achte darauf, dass deine drei Punkte eine nachvollziehbare Reihenfolge haben und leicht verständlich sind.

Durch die Drei-Punkte-Technik kannst du deine Argumente überzeugender gestalten und das Gespräch effektiver steuern. Besonders in Verhandlungen, Kundengesprächen oder internen Meetings kann sie helfen, klare Strukturen zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden. Indem du gezielt drei Kernpunkte formulierst und eine Zeitangabe einfügst, kannst du nicht nur die Aufmerksamkeit deiner Zuhörenden erhöhen, sondern auch Vertrauen und Verbindlichkeit in der Kommunikation stärken. Diese Methode sorgt nicht nur für eine bessere Verständlichkeit, sondern auch für eine nachhaltige Wirkung deiner Botschaft.

Die drei wichtigsten Dinge, die dein Gesprächspartner wissen will

Jede Verhandlung dreht sich um einige zentrale Fragen, die dein Gegenüber beschäftigen. Basierend auf meiner Erfahrung und vielen durchgeführten Gesprächen gibt es drei Kernaspekte, die fast jeder potenzielle Geschäftspartner wissen will:

1. Warum brauche ich dein Produkt oder deine Dienstleistung?\ Kunden möchten sofort verstehen, welchen konkreten Nutzen sie aus deinem Angebot ziehen. Sie interessieren sich dafür, wie dein Produkt oder deine Dienstleistung ihre aktuellen Herausforderungen löst oder ihre Prozesse optimiert.
   • Beispiel: „Erfahrungsgemäß wollen Manager wie Sie A, B und C von mir wissen. Wenn das bei Ihnen auch so ist, womit soll ich anfangen? Oder gibt es etwas anderes, worüber wir erst mal reden sollten?“
2. Wie zuverlässig bist du als Anbieter?\ Dein Gesprächspartner will wissen, ob du lieferfähig bist, ob deine Qualität konstant ist und ob dein Unternehmen als langfristiger Partner infrage kommt.
   • Beispiel: „Könnten Sie mir einige Referenzprojekte nennen, in denen Sie erfolgreich ähnliche Lösungen umgesetzt haben? Wie lange benötigen Sie für eine fundierte Bewertung? Und welche Konditionen stellen Sie sich für eine mögliche Zusammenarbeit vor?“
3. Was kostet es mich und welche Einsparungen oder Vorteile habe ich?\ Ein Preisvergleich ist unausweichlich, aber ebenso wichtig ist es, dem Gesprächspartner aufzuzeigen, welchen langfristigen Wert dein Angebot hat. Viele Einkäufer wollen wissen, um wie viel sie handeln können oder welche Rabatte möglich sind.
   • Beispiel: „Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie wir eine für beide Seiten faire Lösung finden können, sodass Sie sich mit einem guten Gefühl für unser Angebot entscheiden können.“

Fazit

Erfolgreiches Verhandeln erfordert eine klare Struktur, präzise Kommunikation und ein Verständnis dafür, was dein Gegenüber wissen möchte. Die Drei-Punkte-Technik hilft dir dabei, deine Argumente wirkungsvoll zu präsentieren, während präzise Zeitangaben und die Berücksichtigung der zentralen Fragen deines Gesprächspartners für mehr Klarheit und Effizienz sorgen. Wer diese Techniken gezielt einsetzt, kann Verhandlungen souverän und zielorientiert führen.

Der Umgang mit Einwänden und Konflikten

Die Technik der Einwand-Vorweg-Behandlung

Ein effektives Mittel, um Widerstände zu reduzieren, ist es, potenzielle Einwände vorwegzunehmen, bevor sie ausgesprochen werden. Diese Technik funktioniert, indem du selbst aktiv ein potenzielles Problem ansprichst und damit dem Gesprächspartner die Gelegenheit nimmst, es als Vorwand gegen dein Angebot zu nutzen.

In vielen Verkaufsgesprächen begegnet man typischen Reaktionen, etwa einer grundsätzlichen Skepsis gegenüber neuen Lieferanten. Ein geschickter Verkäufer nimmt diesen Einwand vorweg und macht ihn somit entschärfend nutzbar.

Beispiel:"Viele Einkäufer sind anfangs skeptisch gegenüber neuen Lieferanten. Womit könnten wir Ihnen helfen, damit Sie sich mit unserer Lösung wohlfühlen?"

Noch stärker wirkt diese Technik, wenn man dem Kunden aktiv eine Wahlmöglichkeit gibt: "Ich habe oft erlebt, dass neue Lieferanten zunächst kritisch betrachtet werden. Wie erleben Sie das in Ihrem Unternehmen? Was wäre Ihnen wichtig, damit die Zusammenarbeit für Sie reibungslos funktioniert?"

Mit dieser Strategie wird nicht nur ein potenzieller Einwand entkräftet, sondern auch eine direkte Einladung zum Dialog geschaffen.

Die "Interessant"-Technik

Falls ein Einkäufer einen kritischen Kommentar macht, kann es hilfreich sein, ihn nicht direkt zu widerlegen, sondern stattdessen zu spiegeln. Dies führt dazu, dass der Gesprächspartner seine Aussage weiter ausführt und du wertvolle Informationen über seine wirklichen Beweggründe erhältst.

Beispiel:

Einkäufer: "Ihr Preis ist zu hoch."

Du: "Interessant. Verglichen mit was?"

Anstatt sich zu verteidigen oder zu rechtfertigen, wird durch das Wort „Interessant“ der Einwand zunächst neutral aufgenommen und an den Kunden zurückgespielt. Diese kleine Verzögerung gibt dir Zeit zum Nachdenken und zwingt den Kunden, seinen Standpunkt zu konkretisieren.

Das Besondere an dieser Technik ist die Art und Weise, wie sie auf das menschliche Kommunikationsverhalten wirkt:

• Sie verlangsamt das Gespräch und verhindert, dass du impulsiv reagierst.
• Sie zeigt dem Kunden, dass seine Meinung gehört wird.
• Sie fordert den Kunden auf, seine Aussage zu präzisieren und eine genauere Grundlage für seine Behauptung zu liefern.

Eine häufige Variante dieser Technik ist es, nach einer kurzen Pause die Kernaussage als Frage zurückzugeben:"Interessant. Wenn ich Sie richtig verstehe, dann ist unser Preis zu hoch im Vergleich zu…?"

Hierdurch wird der Kunde angeleitet, seinen Standpunkt weiter auszuführen, wodurch oft Details ans Licht kommen, die sonst verborgen bleiben würden.

Zusätzliche Techniken zur Einwandbehandlung

Die "Ja, genau, aber"-Technik und die Meta-Programme der Denkweise

In der Kommunikation und insbesondere in Verhandlungen ist es entscheidend, die Denkweise des Gegenübers zu erkennen und gezielt darauf einzugehen. Eine bewährte Methode ist die "Ja, genau, aber"-Technik, die sich an zwei grundlegende Denkstrategien anpassen lässt: den Gegenbeispielsortierer und den Passendbeispielsortierer. Diese beiden Meta-Programme beschreiben, wie Menschen Informationen verarbeiten und auf Argumente reagieren. Wer diese Mechanismen versteht und anwendet, kann Gespräche effektiver lenken und erfolgreicher überzeugen.

Der Gegenbeispielsortierer – Skeptiker und Kritiker verstehen

Der Gegenbeispielsortierer neigt dazu, in Argumenten nach Widersprüchen oder potenziellen Problemen zu suchen. Diese Denkweise führt dazu, dass er Aussagen hinterfragt und nach Gegenbeispielen sucht, um mögliche Schwächen aufzudecken. Menschen mit diesem Denkstil stellen Annahmen oft infrage und konzentrieren sich darauf, warum etwas nicht funktionieren könnte. In Verhandlungen sind sie es, die auf mögliche Risiken hinweisen und eher skeptisch gegenüber allgemeinen Aussagen sind.

Diese Menschen haben eine Tendenz, Aussagen mit einem "Ja, aber..." zu begegnen. Um mit ihnen erfolgreich zu kommunizieren, lohnt es sich, zunächst genau hinzuhören und herauszufinden, in welchem Kontext sie immer mit einem Gegenbeispiel argumentieren.

Typische Beispiele für Gegenbeispielsortierer

• Aussage: "Das sieht gut aus."\ Antwort: "Ja, aber es ist etwas zu dunkel."
• Aussage: "Wir könnten die Bahn nehmen."\ Antwort: "Ja, aber mit dem Auto geht es schneller."

Sobald du eine solche Systematik erkennst, kann es hilfreich sein, diese umzukehren, um den Gegenbeispielsortierer aus seiner gewohnten Denkweise herauszulocken.

Strategien zur geschickten Umkehrung

• Aussage: "Das gefällt dir bestimmt nicht."\ Antwort: "Na ja, eigentlich schon."
• Aussage: "Du möchtest bestimmt nicht mit der Bahn fahren."\ Antwort: "Warum nicht, eigentlich eine gute Idee."

Indem du solche Techniken einsetzt, kannst du die natürliche Tendenz des Gegenbeispielsortierers nutzen, um ihn in eine neue Denkrichtung zu lenken.

Beispiel für eine Interaktion

Einkäufer: "Ich denke, Ihr Angebot ist gut, aber der Preis ist einfach zu hoch."

Du: "Ja, genau, unser Preis ist höher als bei manchen anderen Anbietern. Aber genau das sichert Ihnen eine konstante Lieferqualität und minimiert das Risiko von Ausfällen. Sie können sich bestimmt nicht vorstellen, das noch einmal gemeinsam mit uns zu prüfen, oder?"

👉 Warum funktioniert das? Beim Gegenbeispielsortierer ist es hilfreich, seine Einwände ernst zu nehmen und herauszufinden, in welchen Situationen er dazu neigt, Gegenbeispiele zu bringen. Es handelt sich hierbei nicht um eine exakte Wissenschaft, sondern um eine Tendenz in der Sprach- und Verhaltensmustererkennung. Indem du seine Skepsis nicht als Widerstand, sondern als Möglichkeit zur vertieften Analyse betrachtest, kannst du ihn aktiv in den Lösungsprozess einbinden. Statt gegen seine kritische Haltung anzukämpfen, kannst du sie gezielt nutzen, um Alternativen zu präsentieren, die seinen Bedenken Rechnung tragen.

Der Passendbeispielsortierer – Menschen, die nach Bestätigung suchen

Der Passendbeispielsortierer hingegen ist jemand, der Informationen sucht, die zu seinen bestehenden Überzeugungen passen. Er tendiert dazu, nach Beispielen und Belegen zu suchen, die eine Aussage unterstützen, anstatt sie zu widerlegen. In Verhandlungen neigen solche Personen dazu, nach Vorteilen und Erfolgsfällen zu suchen, die ihr Vertrauen in ein Angebot stärken.

Beispiel für eine Interaktion

Einkäufer: "Ich habe gehört, dass Ihr Produkt in vielen Unternehmen gut funktioniert. Können Sie mir mehr dazu sagen?"

Du: "Ja, genau, viele unserer Kunden haben großartige Erfahrungen gemacht. Ein Beispiel ist Unternehmen XY, das durch unsere Lösung seine Produktionskosten um 15 % senken konnte. Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie Sie von den gleichen Vorteilen profitieren können."

👉 Warum funktioniert das? Beim Passendbeispielsortierer ist es wichtig, positive Beispiele und Erfolgsgeschichten zu liefern. Diese Menschen suchen nach Bestätigung, dass sie die richtige Wahl treffen, und reagieren besonders gut auf konkrete Fallstudien und Erfahrungsberichte.

Die Kombination mit der "Ja, genau, aber"-Technik

Die "Ja, genau, aber"-Technik lässt sich je nach Denkweise des Gesprächspartners flexibel anpassen. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass diese Klassifizierung nur einen kleinen Ausschnitt aus der breiten Palette an Sprach- und Verhaltensmustern darstellt. Menschen reagieren in unterschiedlichen Kontexten unterschiedlich, und es gibt keine strikte Einteilung, die immer zutrifft. Vielmehr handelt es sich um Tendenzen, die dabei helfen können, Gespräche bewusster zu steuern und besser auf individuelle Kommunikationsstile einzugehen.

Während du beim Gegenbeispielsortierer verstärkt auf mögliche Einwände eingehst und Lösungen aufzeigst, kannst du beim Passendbeispielsortierer positive Bestätigungen liefern, um Vertrauen aufzubauen. Diese Technik ist besonders nützlich in Verhandlungen, Verkaufsgesprächen und Beratungen, in denen es darauf ankommt, flexibel auf die Denkweise des Gegenübers einzugehen. Indem du bewusst erkennst, ob jemand eher nach Bestätigung oder nach Gegenargumenten sucht, kannst du gezielter kommunizieren und deine Überzeugungskraft steigern.

Falls ein Kunde ein starkes Gegenargument bringt, kann eine geschickte Technik sein, zunächst zuzustimmen („Ja, genau“), um dann durch ein „aber“ eine alternative Sichtweise zu präsentieren.

Beispiel: Einkäufer: "Ich denke, Ihr Angebot ist gut, aber der Preis ist einfach zu hoch." Du: „Ja, genau, unser Preis ist höher als bei manchen anderen Anbietern. Aber genau das sichert Ihnen eine konstante Lieferqualität und minimiert das Risiko von Ausfällen. Lassen Sie uns anschauen, wie Sie durch langfristige Einsparungen profitieren könnten.“

Das "Sandwich-Feedback" für herausfordernde Situationen

In schwierigen Gesprächen oder wenn du unangenehme Nachrichten übermitteln musst, kann das "Sandwich-Feedback" eine wertvolle Methode sein. Es hilft dir, Kritik konstruktiv zu vermitteln und gleichzeitig eine positive Gesprächsatmosphäre zu bewahren. Diese Technik ermöglicht es, auch heikle Themen wertschätzend und lösungsorientiert anzusprechen. Allerdings ist sie nicht immer die beste Wahl – wenn eine direkte, klare Kritik erforderlich ist, kann ein direkterer Ansatz manchmal zielführender sein.

Die drei Bestandteile des "Sandwich-Feedbacks"

Das Modell setzt sich aus drei Schritten zusammen, die deinem Gesprächspartner helfen, Kritik besser anzunehmen und motiviert zu bleiben. Besonders in emotional aufgeladenen oder angespannten Gesprächen kann diese Struktur helfen, Widerstände zu reduzieren und eine konstruktive Lösungsfindung zu erleichtern.

1. Positive Einleitung: Starte mit einem positiven Aspekt, um eine offene Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Das kann ein Lob, eine Anerkennung oder eine positive Beobachtung sein, die deine bisherige Zusammenarbeit oder die Leistung deines Gegenübers hervorhebt.
2. Kritischer Punkt: Formuliere die eigentliche Schwierigkeit oder Kritik klar und sachlich. Bleibe präzise und konstruktiv, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Lösungsorientierter Abschluss: Schließe das Feedback mit einem konstruktiven Vorschlag oder einer positiven Perspektive ab. Biete eine mögliche Lösung oder einen gemeinsamen Ansatz an, damit dein Gesprächspartner eine Handlungsoption hat.

Beispiel für eine Anwendung

Situation: Ein Lieferant hat wiederholt Verzögerungen bei der Zustellung verursacht.

Gesprächsführung mit Sandwich-Feedback:

"Ich weiß, dass eine zuverlässige Lieferung für dich oberste Priorität hat, und ich schätze unsere bisherige Zusammenarbeit sehr. (Positive Einleitung)

Aktuell gibt es Verzögerungen, die unsere Produktionsabläufe beeinträchtigen, und das stellt uns vor Herausforderungen. (Kritischer Punkt)

Ich möchte mit dir gemeinsam eine praktikable Lösung finden. Eine Möglichkeit wäre, kurzfristig alternative Liefermengen bereitzustellen, um Engpässe zu vermeiden. Alternativ könnten wir eine angepasste Lieferplanung erstellen, die deine wichtigsten Bedarfe priorisiert. Lass uns gemeinsam besprechen, welche Option für dich am besten passt. (Lösungsorientierter Abschluss)"

Warum funktioniert das "Sandwich-Feedback"?

Diese Methode hilft, Widerstände zu minimieren und dein Gegenüber empfänglicher für Kritik zu machen. Die positive Einleitung sorgt für eine wertschätzende Gesprächsatmosphäre, sodass die kritische Botschaft nicht sofort auf Ablehnung stößt. Damit das authentisch bleibt, solltest du gezielt auf positive Aspekte eingehen, die für dein Gegenüber relevant sind. Zum Beispiel kannst du auf frühere Erfolge, gemeinsame Fortschritte oder spezifische Stärken hinweisen: "Ich schätze deinen Einsatz für eine pünktliche Lieferung sehr" oder "Deine bisherigen Ergebnisse in diesem Bereich sind wirklich beeindruckend." So wird die Anerkennung glaubwürdig und stärkt die Basis für ein konstruktives Gespräch. Die lösungsorientierte Abschlussphase gibt deinem Gesprächspartner zudem das Gefühl, dass er Einfluss auf die Situation hat und gemeinsam an einer Verbesserung gearbeitet wird.

Wann ist das "Sandwich-Feedback" besonders sinnvoll?

Das Modell eignet sich besonders für:

• Mitarbeitergespräche, in denen du sowohl Anerkennung als auch Verbesserungspotenzial thematisieren möchtest.
• Verhandlungssituationen, in denen schwierige Punkte angesprochen werden müssen, ohne die Beziehung zu belasten.
• Kundengespräche, bei denen es wichtig ist, negative Aspekte diplomatisch zu vermitteln.
• Teamkommunikation, um ein konstruktives und wertschätzendes Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Bildungsbereich, z. B. beim Feedback für Schüler oder Studierende, um konstruktives Lernen zu fördern.
• Persönliche Gespräche, in denen du heikle Themen respektvoll ansprechen möchtest.

Fazit

Das "Sandwich-Feedback" ist eine bewährte Technik, um schwierige Themen respektvoll und lösungsorientiert zu kommunizieren. Es ermöglicht dir, Wertschätzung und konstruktive Kritik in Einklang zu bringen. Durch den gezielten Einsatz dieser Methode kannst du Gespräche effektiver, angenehmer und nachhaltiger gestalten. Allerdings solltest du beachten, dass das Sandwich-Feedback nicht immer die beste Wahl ist. In manchen Situationen kann eine direktere oder individuell angepasste Herangehensweise sinnvoller sein – besonders wenn schnelle Entscheidungen oder klare Korrekturen notwendig sind.

Handlungsempfehlungen

Einkäufer:innen sind anspruchsvolle Gesprächspartner, aber mit den richtigen Strategien kann man sie für sich gewinnen. Die vorgestellten Techniken helfen dir, professionell aufzutreten, Einwände geschickt zu behandeln und Verhandlungen auf Augenhöhe zu führen.

Zusammenfassung der wichtigsten Techniken:

1. Bereite dich auf Hierarchien und Entscheidungswege vor. Verstehe die internen Strukturen deines Gegenübers, um gezielt mit den richtigen Personen zu sprechen und Entscheidungsprozesse effizient zu navigieren.
2. Setze gezielt Hoch- oder Tiefstatus ein. Je nach Situation kannst du bewusst Hochstatus-Signale nutzen, um Autorität auszustrahlen, oder Tiefstatus-Signale einsetzen, um eine kooperative Atmosphäre zu schaffen.
3. Nutze offene Fragen, um Gespräche in Gang zu bringen. Offene Fragen fördern tiefere Gespräche, schaffen Vertrauen und helfen dir, die Bedürfnisse deines Gegenübers besser zu verstehen.
4. Setze Einwand-Vorweg-Behandlung ein, um Widerstände zu minimieren. Indem du mögliche Einwände selbst ansprichst, bevor sie vom Kunden geäußert werden, kannst du Widerstände entschärfen und das Gespräch lenken.
5. Nutze die "Interessant"-Technik, um Einwände umzulenken. Statt auf Einwände defensiv zu reagieren, spiegle sie zurück und ermutige dein Gegenüber, seine Sichtweise weiter auszuführen.
6. Strukturiere deine Aussagen in drei Punkten. Die Drei-Punkte-Technik sorgt für Klarheit, Verbindlichkeit und eine bessere Erinnerbarkeit deiner Argumente.
7. Nutze die "Ja, genau, aber"-Technik je nach Denkweise deines Gegenübers. Der Gegenbeispielsortierer reagiert besser auf Einwände, während der Passendbeispielsortierer nach Bestätigung sucht – passe deine Argumentation entsprechend an.
8. Setze das "Sandwich-Feedback" für herausfordernde Situationen ein. Indem du Kritik mit positiven Aspekten umrahmst, sorgst du für eine wertschätzende Gesprächsatmosphäre und motivierst dein Gegenüber zur Lösungsfindung.

Reflexionsfragen für dich:

• Wie bereitest du dich aktuell auf Erstgespräche mit Einkäufern vor?
• Welche der vorgestellten Techniken kannst du direkt ausprobieren?
• Welche Herausforderungen hast du in Verhandlungen, und wie kannst du sie strategisch angehen?

Abschlussgedanken:

Der erfolgreiche Umgang mit Einkäufern erfordert strategische Vorbereitung, bewusste Kommunikation und die Fähigkeit, sich flexibel auf unterschiedliche Gesprächspartner einzustellen. Wenn du die hier vorgestellten Methoden anwendest, wirst du in Zukunft souveräner in Gesprächen mit Einkäufern auftreten – und mehr Abschlüsse erzielen. Langfristig hilft dir diese Vorgehensweise nicht nur dabei, überzeugender zu argumentieren, sondern auch belastbare Geschäftsbeziehungen aufzubauen, die auf gegenseitigem Vertrauen und echtem Mehrwert basieren.